Dienst nach Vorschrift

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Zeit ist Geldverschwendung. Vor allem, wenn es um die nicht genutzte der Mitarbeiter geht – denn immerhin sind es bis zu 50 Prozent des Umsatzes, die als Personalkosten vom Gewinn abgehen. Wer stur nach Lehrbuch und Excel-Programm Personaleinteilung vornimmt, der plant zumeist in starrem Schichtmodell im 8-Stunden-Rhythmus. Und trifft dann in Folge bei schwachem Geschäftsvolumen in den operativen Abteilungen auf herumsitzendes Personal im Leerlauf und muss in starken Zeiten viel Geld an Überstunden bezahlen. Für wirtschaftliche Effizienz baucht man daher eine integrierte Personaleinsatzplanung mit Zeiterfassung und tarifkonformer Abrechnung.

Sprich eine optimale Abstimmung zwischen Arbeitsvolumen und -aufkommen mit dem verfüg- und einsetzbaren Personal, sodass die notwendige Kapazitätsanpassung schnell und ohne zusätzlichen Kostenaufwand durchgeführt werden kann.

Wer richtig plant, spart aber auch an einer anderen Front: Nichts ist für Arbeitnehmer frustrierender als schlecht geschriebene Dienstpläne, die erst wenige Tage vor Dienstantritt am Aushang pinnen und dann trotz- dem in der letzten Minute umgeworfen werden. Das nervt. Und zwar ordentlich. Das liegt dann aber nicht an unvorhergesehenen Ereignissen wie kurzfristigen Bankettaufträgen, die in der Hotellerie und Gastronomie vorkommen, sondern an Planungsfehlern wie falsch berechneten Freizeiten, vergessener Kapazitätenkalkulation und anderen hausgemachten Strategiefehlern.

Großer Denkfehler Nummer eins: zu vergessen, dass der Dienstplan in erster Linie den Arbeitsanforderungen unterliegt und erst in zweiter den persönlichen Wünschen der Mitarbeiter. Direkt daran angeschlossen: Der Ersteller des Dienstplanes – in den meisten Fällen der direkte Abteilungsleiter – hat eine Holschuld. Und nicht die Mitarbeiter eine Bringschuld. Das wäre zwar wünschenswert, ist aber fern der Praxis. Dienstplanwünsche werden meist erst als Dienstplanänderungen zu den Ohren des Verantwortlichen getragen.

Der Dienstplan unterliegt in erster Linie den Erfordernissen der Arbeitsabläufe und erst in zweiter Linie den privaten Wünschen der Mitarbeiter.

Software fürs harte Spiel

Das Zeitalter der Digitalisierung hat glücklicherweise auch vor den Dienstplänen nicht haltgemacht – und jede Menge unterschiedliche Computerprogramme auf den Markt geworfen. Sehr zur Freude der meisten Abteilungsleiter, die sich nun nicht mehr mit den komplizierten, immer wieder neuen Regulativen des Arbeitszeitengesetzes der verschiedenen Angestelltenverhältnisse auseinandersetzen müssen. Ein weiterer Vorteil: Fehler in der Arbeitszeitberechnung, den gesetzlichen Freistunden und Mindestbesetzungen werden sofort angezeigt.

Doch so schön diese Medaille auch glänzt, sie hat auch ihre zweite Seite. Denn für welchen Anbieter und in weiterer Folge für welche Features man sich als Dienstgeber entscheidet, ist maßgeblich für den Erfolg der anvisierten Zeit- und Kostenreduktion. Bei einer überschaubaren Betriebsgröße und hohen Anzahl an fest angestelltem Personal reicht ein Freeware-Programm. Vorsicht ist allerdings bei den Shareware-Dienstplan- programmen geboten, da die Nutzungslizenz meist nach einem Monat abläuft und man verpflichtet wird, das Programm zu kaufen. Generell liegen die Anschaffungskosten für sehr einfache PEPs (Personaleinsatz- planung) bei etwa 150 Euro – diese können aber meist nicht mehr eine individuell angefertigte Excel-Liste erstellen, haben aber den Vorteil, dass die Maske für alle Rechner gleich ist.

Für junge (und kleine) Betriebe eignen sich Online-Systeme, die den Schichtarbeitern die unterschiedlichen Dienste auf dem iPhone, iPod oder iPad anzeigen. Diese Systeme sind bereits um 19 Euro pro Monat zu bekommen. Was jedes System haben sollte, ist ein Self Service Device. Also die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer selbst Wunschtermine für Freizeiten angeben, Schichtwechsel und sein Zeitkonto überprüfen kann. Damit verwandelt sich die Holschuld in eine Bringschuld. Bei Dienstplan-Apps lassen sich hingegen nur die Arbeitszeiten des einzelnen Angestellten anzeigen, sie dienen nicht dazu, strukturierte Pläne zu erstellen.

Wenn 376 Festangestellte, 85 Auszubildende, 27 Trainees und 50 Studenten in insgesamt 27 Abteilungen zu jonglieren sind, wie im Adlon Kempinski, dann ist eine komplexe, personalisierte Software mit Direktanbindung an Lohnverrechnung und Datenanalyse-Funktionen ein unumgängliches Tool. Elina Roth aus dem People Service Department: „Bei der softwareunterstützten Personaleinsatzplanung geht es nicht nur um die zeitschonende und kosteneffektive Arbeitsweise für die eigentlichen Verfasser der Dienstpläne und die einzuteilenden Mitarbeiter, sondern auch darum, welche zusätzlichen Reporte sich aus dem System ziehen lassen.“ So sind mit individuell auf den Betrieb abgestimmten Zeitwirtschaftslösungen etwa Analysen zu der automatischen Bedarfsermittlung des Personalstandes bis hin zu Warenwirtschaftskontrollen möglich.

Welche Module sinnvoll sind, muss allerdings individuell geklärt werden (ab 3000 Euro). Daher zahlt es sich aus, sich im Vorfeld Demoversionen von verschiedenen PEP-Anbietern anzusehen und das Passendste für den Betrieb zu personalisieren.

Vogelfrei

Planung ohne festen Rhythmus ist sinnvoll. So gelingt es, schneller
auf unvorhersehbare Ereignisse zu reagieren und besser auf Mitarbeiterwünsche einzugehen.

Schicht im Schacht

Feststehende Schichtmodelle sind in der Gastronomie schwer durch- führbar, da es bereits ab zwei verschiedenen Beschäftigungsarten zu Problemen kommen kann. Also besser Finger weg!

Show it to me

Mindestens zwei Wochen im Vorhinein muss der Dienstplan in jeder Abteilung gut sichtbar aushängen. Egal ob er nun händisch ausgetüftelt wurde oder auch über eine App abrufbar ist.

Ich und du … und wer noch?

Die festgelegte Minimalpersonalstärke pro Schicht darf nicht unter- schritten werden. Gleiches gilt für Ruhezeit zwischen zwei Diensten, Tages- und Wochenarbeitszeiten sowie die Anzahl der freien Sonntage pro Jahr.

Never change a winning team

Schichtzyklen sind nicht dazu da, um halbjährlich geändert zu werden. Im Vorfeld festlegen, welche für den Betrieb die besten sind und nur im
Notfall Hand anlegen!

Alle für einen

Ungerechtigkeit fällt auf! Früh- und Spätschichten sollten abwechselnd geleistet werden, Wochenenddienste ebenso. Wenn Mitarbeiter gewisse Dienste aus familiären Gründen nicht leisten können, die Situation den Kollegen kommunizieren.