Backstage @Donauinselfest
Ein Fest der Superlative
Auf der Wiener Donauinsel wurde vom 24. bis 26. Juni 2016 das größte Gratis-Open-Air-Festival Europas gefeiert. Das beliebte Open Air strotzte nur so vor Superlativen: 1500 Künstler, 600 Stunden Programm unter anderem mit Sean Paul, Madsen und Frittenbude, 3,1 Millionen Besucher und über 140 Gastronomen.
Für die Idee von Metro waren besonders Letztere interessant. Ziel des Metro-Pop-up-Stores auf der Donauinsel: die Gastrostände vor Ort mit Ware zu versorgen. Der Weg dorthin: aufwendig. „Mit einem weißen Blatt Papier und einigen wilden Ideen im Kopf haben wir uns erst einmal mit unseren Kunden ein halbes Jahr vor dem Fest unterhalten“, beschreibt Maximilian Bodendorfer den Beginn der Planungsphase zum Metro-Pop-up-Store auf dem beliebtesten Festivals in Wien.
Man kommt so auf Dinge, an die vorher niemand dachte: „In den Gesprächen meinten unsere befragten Gastronomen, die beim Donauinselfest Stände betreiben, dass Kabelbinder, Gaffertape und Küchenmesser total wichtig im Sortiment seien. Daran hätten wir irgendwie nicht gedacht, aber tatsächlich war unsere erste Bestellung das Gaffer.“
Ein ganz neues Projekt mit ganz neuen Problemen
Dass auf dem weißen Blatt Papier am Ende ein funktionierendes Projekt stand, war am Anfang aufgrund einer Vielzahl an Problemen, die es zu lösen galt, gar nicht so sicher: „Das Einzige, was feststand, war das Datum des Donauinselfestes. Ob wir es nun schaffen, unser Projekt auf die Beine zu stellen oder nicht“, lacht Bodendorfer, der als langjähriger Prozess- und Projektmanager bei Metro zumindest ein großes Netzwerk und eine gehörige Portion lösungsorientiertes Denken mitbrachte.
„Ich wusste bei vielen Fällen nicht, wie wir das Problem lösen, aber ich wusste, wen ich fragen kann.“ Hands-on-Mentalität bestimmte das ganze Team und nur so konnte das Projekt auch umgesetzt werden. Alleine ein solches Vorhaben zu organisieren, ist unmöglich.
Für Bodendorfer war es außerdem wichtig, dass das Team vor Ort aus Metro-Mitarbeitenden besteht: „Besonders bei der Bestellungsannahme war es unabkömmlich, dass unsere eigenen Mitarbeitenden die Aufgabe übernehmen. Wer das Sortiment nicht kennt oder nicht schnell tippen kann, wäre untergegangen.“
Denn auch für die geübten Mitarbeitenden im Kundenservice war das System neu: Es musste ein Programm her, das ohne WLAN funktioniert, da die Internet-, Strom- und auch Telefonnetze grundsätzlich Probleme auf dem Festival bereiten. „Wir haben uns sogar ein Satellitentelefon besorgt, falls das Netz ausfällt. Zum Glück mussten wir es nur zweimal kurz nutzen. Jede Bestellung darüber hätte uns zehn Euro gekostet“, so Bodendorfer.
Reif für die Insel
Das Sortiment mit 198 lagernden Produkten wurde schon am Dienstag vor dem Festival auf die Insel gebracht. Aus Containern, Kühlsystemen und Zelten hat es sich der Pop-up-Store mit den 85 Mitarbeitenden gemütlich gemacht. Wobei von Ausruhen an dem Wochenende mit über 30 Grad und 3,1 Millionen durstigen Besuchern keine Rede war.
„Das Einzige, was uns im Lager ausgegangen ist, waren Mineralwasser und Weißwein für den geliebten Weißen Spritzer der Österreicher. Insgesamt haben wir rund 700 Liter Weißwein und 1,5 Tonnen Eiswürfel verkauft“, verrät der Projektleiter. Plus: 300 Kilogramm Bratwürstchen und circa 2750 Kunststoff-Schnapsgläser. Um nur einen kleinen Teil des Verkaufs zunennen.
„Nach Rücksprache mit den Gastronomen haben wir versucht, die Maximalmenge zu errechnen, sodass uns keine Ware ausgehen kann.“ Wer doch etwas bestellt hat, was nicht unter den 198 Produkten in den Zelten auf Abholung wartete, bekam seine Ware am nächsten Tag. Genauso wie der Pommesstand, dem die Fritteuse am Samstag eingegangen ist.
Die Fritteuse wie auch eine Lesebrille waren wohl die lustigsten Produkte, die mit den 17 Golfcars und drei Booten geliefert wurden. Die Sache mit dem Transport der Waren gestaltete sich zu Anfang doch eher kompliziert: Auf dem Donauinselfest dürfen ab 11 Uhr vormittags keine Autos oder Lkws fahren, um die Besucher nicht zu gefährden. Mit dem Fahrrad auszuliefern, war keine Option.
Die Idee: mit Squadskis über die Donau brettern. Das klang auch witzig, bis sich ein Behördler zu Wort meldete: „Er war der Idee nicht abgeneigt, als ich ihm ein Video von den Wassergefährten zeigte, allerdings fragte er mich, ob wir genug Fahrer dafür hätten. Ich habe natürlich groß geantwortet, dass es doch sicher kein Problem wäre, für solche genialen Wasser-Squads Fahrer zu finden.“
„Allerdings wies er mich darauf hin, dass es schon dezent gefährlich ist, wenn sie beladen sind. Im Kielwasser. Als ungeübter Fahrer. Da hatte er nun mal recht. Dann kam die Idee mit den Golfcars, denn die sind elektrisch und damit von der Festivalleitung her erlaubt. Auch nach 11 Uhr“, berichtet Bodendorfer.
Mit Spaß dabei
Auf der kleinen Ladefläche der Golfcars transportierten die Fahrer von 8 bis 18 Uhr die Ware zum Kunden. „Wir wollten es unseren Kunden so einfach wie möglich machen. Also haben wir schon acht Wochen vorher eine Mail an die Standbetreiber geschrieben und ihnen erklärt, wie es läuft.
Ohne Kundennummer, sondern nur mit Standnummer konnten die Kunden ihre Ware von Servietten über Küchenmesser bis hin zu Würstchen und Eis bestellen, und bekamen sie dann auf Kommission mit dem Golfcar geliefert. Klingt einfach und besonders lustig für die Fahrer.
„Einer unserer Kunden fragte sogar, ob wir Drogen nehmen würden, weil die Stimmung im Team so ausgelassen, fröhlich und motiviert war. Haben wir natürlich nicht. Für mich war es einfach wichtig, dass es den Jungs und Mädels im Team gut geht. Genug Getränke und Essen sind da nur der Anfang. Ich habe immer allen gesagt, sie sollen so viel Spaß wie möglich haben. Am Samstag habe ich sie bei über 30 Grad zum Schwimmen gezwungen“, schmunzelt der Projektleiter, der die Golfcars selbstredend versichert hat, weil er damit gerechnet hat, dass mindestens zwei in der Donau landen. Taten sie nicht. Dafür alle Mitarbeiter, bevor die Abendschicht losging.
Für die Kunden war besonders das Kaufen auf Kommission eine echte Bereicherung. Alle Waren, die nicht genutzt wurden, konnten bis zum Montag zurückgegeben werden. So kam es, dass die Gastronomen weniger selbst anliefern mussten vor dem Festival, sie konnten bei Metro auch großzügig kalkulieren.
„Wobei wir jede Bestellung von lagernden Produkten innerhalb von maximal 90 Minuten zum Kunden gebracht haben. Die schnellste Bestellung plus Lieferung waren ein paar Würstchen und Eis innerhalb von elf Minuten. Der Rekord des Festivals!“ Die kleinste Bestellung war ein Paket Servietten.
Ob der Rekord im nächsten Jahr gebrochen wird, steht noch nicht fest. Bodendorfer: „Erst einmal müssen wir den Kassensturz abwarten. Dann zeigt sich, ob es im nächsten Jahr wieder einen Pop-up-Store geben wird.“
